Management assistent

Ben jij het organisatietalent met scherp oog voor detail dat wij zoeken? 

Functieomschrijving

Voor de afdeling Quantum Nanoscience binnen de faculteit Technische Natuurwetenschappen, zijn we op zoek naar een gedreven management assistent. Binnen deze functie werk je in een internationale omgeving, waar onderzoek gedaan wordt dat tot de absolute wereldtop behoort.

Je houd je primair bezig met de administratieve en organisatorische ondersteuning van onze Principal Investigators, onze wetenschappers, die elk een eigen onderzoeksgroep leiden. Je komt te werken binnen een team van 4 andere management assistenten, 2 projectbureau medewerkers en andere support staff op de afdeling. Binnen dit team heeft ieder zijn eigen taken maar natuurlijk weten we elkaar te vinden voor vragen. Er is regelmatig overleg met het gehele team, waarin werkprocessen en beleidsinformatie gedeeld worden.

Jij leert de afdeling en de mensen goed kennen en zo weet jij precies welke zaken urgentie hebben.Jij vindt makkelijk je weg in onze complexe organisatie en maakt je de werkzaamheden snel en zelfstandig eigen.

Komen er ad-hoc-actiepunten tussendoor? Voor jou geen probleem, want snel schakelen kun je als de beste. Je bent als management assistent het eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers, studenten en (wetenschappelijke) gasten.

• Je verzorgt het (complexe) agendabeheer, inclusief reizen van de PI.
• Je plant en organiseert vergaderingen en kleine evenementen.
• Je voert bestellingen in en handelt financiële zaken af.
• Je geeft ondersteuning bij het vacature- tot en met aanstellingsproces.
• Je bent betrokken bij huisvesting en facilitaire zaken op de werkplek.
• Daarnaast neem je deel aan een van onze ‘’governance groups’’ waarin diverse beleidsthema’s  worden besproken. Hiervoor verzorg je de notulen en in overleg met de voorzitter de agenda.

Functie-eisen

Je kunt schakelen tussen verschillende bezigheden zonder het overzicht te verliezen. Je denkt mee en vooruit en weet daarbij de juiste prioriteiten te stellen.

• Je schrikt niet van complex agendabeheer, vervult graag en zelfstandig een spilfunctie binnen de afdeling.
• Je vindt het leuk om (nieuwe) processen te ontdekken en bij te blijven, en mee te denken over mogelijke verbeteringen.
• Je vindt het leuk om met digitale systemen te werken.
• Je bent iemand die zich de komende jaren graag verder wil ontwikkelen binnen zijn/ haar vakgebied.
• Je hebt minimaal MBO+ werk- en opleidingsniveau of een aantal jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en Engels.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit Technische Natuurwetenschappen

Met meer dan 1.100 medewerkers, waaronder 150 baanbrekende hoofdonderzoekers (principal investigators), en ongeveer 3.600 gepassioneerde studenten is de faculteit Technische Natuurwetenschappen een inspirerend wetenschappelijk ecosysteem. Onze faculteit richt zich op sleuteltechnologieën, zoals quantum- en nanotechnologie, fotonica, biotechnologie, synthetische biologie en materialen voor energieopslag en -conversie, en biedt oplossingen voor belangrijke problemen van de 21e eeuw. Daarvoor leiden we studenten op in brede bachelor- en specialistische masteropleidingen met een sterke onderzoekscomponent. Onze wetenschappers verrichten baanbrekend fundamenteel en toegepast onderzoek op het gebied van Life and Health Science & Technology, Nanoscience, Chemical Engineering, Radiation Science & Technology en Engineering Physics. We leiden ook de volgende generatie middelbare school docenten op.

Klik hier om naar de website van faculteit Technische Natuurwetenschappen te gaan.

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar Tijdelijk met uitzicht op vast. 
• Een functieomvang van 24-32 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €2793 – €3771 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma. 
   

Additionele informatie
Wil je meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Lidewij Hickey, afdelingssecretaris Quantum Nanoscience, via l.o.hickey@tudelft.nl .

Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 18 Dec 2024 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Lidewij Hickey, afdelingssecretaris Quantum Nanoscience. Wij streven er naar ons team z.s.m weer compleet te hebben en zullen geschikte kandidaten al voor de dealine van deze vacature benaderen. Wanneer je geintreseerd bent wacht dan niet te lang!

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheid check maakt deel uit van de selectieprocedure.
  (voor details pagina 45: nationale leidraad kennisveiligheid)
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.